Kodeca är ett CRM byggt för insamling och externa relationer vid universitet, forskningsinstitut och stiftelser. Hela historiken finns kvar på personen och organisationen — ingenting skrivs över när en medarbetare slutar.
Drift och support enbart inom EU. Svenskt och engelskt gränssnitt, per användare.
Utgångsläget
Ett kalkylark hos en handläggare. Mejltrådar i Outlook. Anteckningar från ett möte som ligger kvar hos en kollega som bytt tjänst. Deltagarlistor från ett jubileum i en fil som ingen hittar.
När en gåvodialog ska tas vidare går den första timmen åt till att leta reda på vad som redan sagts — och risken finns att givaren får samma fråga två gånger.
Kodeca samlar det till en sammanhållen relationshistorik. Kontakter, gåvor, evenemang, utskick och överenskommelser ligger kvar på personen, organisationen och institutionen — även när medarbetare byts ut.
Funktioner
Ett generellt säljverktyg beskriver kunder och affärer. Insamlingsarbete handlar om personer, ändamål och förtroende över lång tid. Kodeca är modellerat efter det.
Relationer
Se hela bilden av en kontakt: privatperson eller organisation, familj, kollegor, tidigare arbetsgivare och de nätverk personen ingår i. Relationer och kontakthistorik byggs på över tid och skrivs aldrig över.
Gåvor och pipeline
En gåva kan höra ihop med flera parter — givaren, företaget som matchar, stiftelsen som förmedlar. Varje gåva kategoriseras efter intäktstyp och ändamålsområde, till exempel cancer, diabetes eller hjärt-kärlforskning.
Stewardship
Lägg upp en stewardshipplan per givare eller ändamål, med de åtaganden som gjorts. Kodeca påminner automatiskt den som är ansvarig när det är dags att återkomma.
Evenemang
Hantera inbjudningar, anmälningar, medföljande gäster, specialkost och avbokningar på ett ställe. Incheckning på plats sker med QR-kod, och närvaron hamnar direkt i deltagarens historik.
Kommunikation
Skicka utskick via e-post och sms, och följ upp öppningar och klick. Samtycken och kommunikationspreferenser hanteras per kontakt, så att GDPR-kraven går att visa upp och inte bara påstås.
Forskningskoppling
Forskarprofiler kopplar samman personer, institutioner och projekt. Därifrån går det att se vilka givare som finansierar vilken forskning — och vilka forskare som saknar finansiering inför nästa period.
Rapporter och dashboards
Följ nyckeltal för insamlingen och bygg personliga dashboards per roll. Rapporter går att exportera till Excel eller PDF när underlaget ska till ledning, styrelse eller årsredovisning.
Ur produkten
Skärmbilder ur en Kodeca-installation med demodata. Inga verkliga personuppgifter, inga uppdiktade siffror — det här är produkten som den ser ut idag.
Kontaktuppgifter, givarprofil och rättslig grund på samma sida, med gåvor, löften, evenemang, relationer, avtal och ändringslogg en klick bort — allt knutet till samma person.
Pipelinetavlan visar antal dialoger samt totalt och viktat belopp per steg. Under den ligger ett diagram över viktat värde och hela listan: prospekt, affärsmöjlighet, förväntat belopp, sannolikhet, viktat värde och beräknat avslut. Vyn visas här på svenska.
Kopplingen mellan givare och forskningsprojekt: givartyp, projektkod, ändamålsområde, projektstatus och finansieringsperiod — underlaget för frågan om vem som finansierar vad.
Kontaktvyn visas på engelska och pipelinen på svenska — samma installation, samma databas. Varje användare väljer sitt eget gränssnittsspråk.
Integrationer
Kodeca ersätter inte e-post och kalender — det kopplar upp sig mot dem, så att kontakthistoriken blir komplett utan dubbelarbete.
Säkerhet och GDPR
Ett givarregister innehåller några av de känsligaste uppgifter ett lärosäte hanterar: ekonomi, hälsorelaterade ändamål, privata relationer. Därför är drift och support helt inom EU, på EU-ägd infrastruktur.
Kodeca driftas och supportas uteslutande inom EU, på EU-ägd infrastruktur. Inga personuppgifter lämnar unionen.
Krypterad överföring med TLS 1.2 eller senare, och kryptering av data i vila.
Dagliga fullständiga och inkrementella säkerhetskopior med återställning till vald tidpunkt.
Granskningsloggning av vem som gjort vad och när, för uppföljning och revision.
MFA för inloggning, och SSO mot lärosätets egen identitetshantering.
En separat testmiljö ingår, för utbildning och för att pröva förändringar innan de går i drift.
Samtycken och kommunikationspreferenser hanteras per kontakt i systemet, och avregistreringar slår igenom i alla utskick.
Öppen grund
Kodeca är byggt på CiviCRM, en etablerad öppen källkodsmotor för medlems- och givarhantering som licensieras under AGPL-3.0. Ovanpå den ligger Kodecas datamodell för insamlingsarbete: givarpipeline, ändamålsområden, forskarprofiler och stewardship.
Vi skriver ut det därför att det är ett argument, inte en brasklapp. En öppen grund innebär att koden går att granska, att data går att få ut i sin helhet, och att lärosätet inte är inlåst hos en enskild leverantör.
Kontrollera själva:civicrm.orgAGPL-3.0, licenstexten
CiviCRM är ett varumärke som tillhör CiviCRM LLC. Kodeca är inte anslutet till eller stött av CiviCRM LLC.
Införande och support
De flesta lärosäten har redan gjort en systembytesresa som tog längre tid än planerat. Kodeca levereras med ett projektlett införande där leverantören har ansvaret för att ni kommer i drift.
Gemensam genomgång av arbetssätt, ändamålsområden, roller och vilka register som finns idag.
Pipeline-steg, ändamålsområden, behörigheter och dashboards sätts upp efter er organisation.
Befintliga givarregister, kalkylark och kontaktlistor migreras, tvättas och kvalitetssäkras tillsammans med er.
Utbildning för handläggare, administratörer och ledning, på svenska och i er egen testmiljö.
Support på svenska och engelska, vardagar 08–17 CET, med en namngiven kontaktväg.
Vanliga frågor
Inom EU. Kodeca driftas och supportas uteslutande inom EU, på EU-ägd infrastruktur. Varken drift, support eller säkerhetskopior lämnar unionen.
Priset beror på antal användare, omfattning av datamigrering och utbildning. Vi lämnar en offert efter en genomgång av era behov — boka en demo så tar vi det därifrån.
Ja. Kodeca bygger på en öppen datamodell och hela databasen går att exportera. Rapporter och urval kan dessutom exporteras löpande till Excel och PDF.
Ja. Kodeca stödjer SSO via SAML2 och OpenID Connect, till exempel mot Entra ID, samt flerfaktorsinloggning.
Ja. Gränssnittet finns på svenska och engelska, och varje användare väljer själv sitt språk. Utbildning och support ges på svenska.
Ja, en separat testmiljö ingår. Den används för utbildning och för att pröva konfigurationsändringar innan de går i drift.
Samtycken och kommunikationspreferenser ligger på kontakten och styr vilka utskick som får gå ut. Avregistreringar slår igenom i samtliga utskick, och historiken finns kvar för uppföljning.
Ja. Gränssnittet fungerar på dator, surfplatta och mobil — inklusive QR-incheckning vid evenemang.
Boka demo
En demo tar ungefär 45 minuter och utgår från hur ni arbetar idag. Berätta gärna i förväg vad ni vill se, så lägger vi upp den därefter.